Project en resource planning effectiever met de 80/20 regel

De 80/20 regel, oftewel het ‘Pareto-principe‘, beschrijft dat tachtig procent van de uitkomsten wordt veroorzaakt door twintig procent van de inspanning. In deze blog gaan we kijken hoe we het principe van de 80/20 regel kunnen gebruiken in project en resource planning. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

Focus en voorkom verspilling

De 80/20-regel suggereert een onevenwichtigheid tussen inspanning en resultaat. Door te identificeren waar deze onevenwichtigheid zich voordoet, kunnen we onze aandacht richten op de aspecten die het meest rendabel zijn en de minder productieve elementen verminderen. De onderstaande afbeelding illustreert de onevenwichtigheid die door de 80/20-regel aan het licht komt.

Figuur 1: De disbalans die de 80/20 regel blootlegt

Het fascinerende aan de 80/20-regel is dat deze steeds opnieuw kan worden toegepast, aangezien er binnen die meest productieve twintig procent opnieuw een onevenwichtigheid bestaat. Bijvoorbeeld, in het geval van waardevolle klanten: vier procent (twintig procent van de twintig procent) van de klanten genereert 64 procent (tachtig procent van de tachtig procent) van de omzet. Als je deze regel nogmaals toepast, blijkt dat iets minder dan één procent van alle klanten verantwoordelijk is voor vijftig procent van de totale omzet.

Figuur 2: De 80/20 regel op je project en resource planning blijven toepassen

Toepassing in project en resource planning

De 80/20 regel is echt op van alles van toepassing, zoals:

• verkoopinspanning
• support vragen van klanten
• productiviteit van medewerkers
• storingen bij klanten
• rendement op diensten
• vertragingen in projecten
• budgetoverschrijdingen
• kosten van externe medewerkers
• administratieve werkzaamheden
• en nog veel meer…

Hieronder behandel ik een aantal voorbeeld analyses die bijdragen aan de verbetering van project- en resource planning.

Klanten ‘ontslaan’

We beginnen met een 80/20-analyse op alle projecten om te bepalen welke klanten de minste marge opleveren. Dit betekent echter niet automatisch dat we deze klanten moeten laten gaan. Een project met een lage marge kan efficiënt zijn qua tijdsbesteding. Daarom is het ook belangrijk om een analyse uit te voeren op projecten waarbij de geplande uren aanzienlijk worden overschreden. Ook in deze gevallen hoeven het niet per se ‘slechte’ projecten te zijn, want ze kunnen nog steeds een aanzienlijke marge genereren.

Figuur 3: Klanten die we kunnen missen

Door deze analyses te combineren, zoals geïllustreerd in bovenstaande figuur, krijgen we een genuanceerder beeld. Klanten die in beide categorieën vallen, zijn sterke kandidaten om te ‘ontslaan’ als klant. De uren die aan deze klanten worden besteed, kunnen dan worden ingezet voor klanten en projecten die meer bijdragen aan de marge. Dit maakt de project- en resource planning in je bedrijf aanzienlijk effectiever.

Ontdek wie je ‘Helden’ zijn

De 80/20-regel stelt ons in staat de meest efficiënte medewerkers te identificeren. Efficiëntie wordt hier gemeten aan de hand van hoe goed de daadwerkelijk bestede uren overeenkomen met de geplande uren. Een efficiënte medewerker is dus iemand wiens urenverhouding kleiner dan of gelijk aan 1 is.

Figuur 4: Effectiviteit medewerkers

Bij een team van vijftig personen, zullen er ongeveer tien zijn die uitblinken in het werken binnen de geplande tijd. Binnen deze groep bevinden zich twee uitzonderlijke medewerkers die zich onderscheiden. Het is belangrijk om te weten wie deze ‘Superhelden’ zijn, zodat ze bewust kunnen worden ingezet op specifieke projecten.

Neem bijvoorbeeld een project met krappe marges, of een project dat onverwachte tegenslagen ondervindt. In zulke gevallen kan het bijzonder voordelig zijn om een ‘Superheld’ aan te wijzen voor deze projecten. Het zou echter zonde zijn om hen in te zetten op projecten waarbij de marge vanaf het begin al groot is.

Activiteiten uitbesteden

Iedere serviceprovider voert bepaalde routinetaken uit die vaak terugkeren in verschillende projecten. Door de winstmarge van deze taken over alle projecten heen te evalueren, kun je inzicht verkrijgen in welke taken minder bijdragen. Dit betekent echter niet dat je deze taken moet staken, aangezien ze van belang kunnen zijn voor het totale aanbod aan een klant. Overweging om deze taken uit te besteden is dan een optie.

Door deze minder rendabele taken uit te besteden, maak je meer ruimte vrij in je planning van middelen. Je hoeft geen capaciteit meer te reserveren voor deze taken, aangezien ze voortaan door externe partijen worden uitgevoerd. De beschikbaar gekomen middelen kunnen vervolgens beter ingezet worden voor taken die een hogere bijdrage leveren aan de winstmarge, of je zou zelfs kunnen overwegen om je personeelsbestand te verkleinen.

Conclusie

De 80/20-regel onthult significante verbanden die optimaal benut dienen te worden. Het streven naar maximale resultaten met minimale inspanning vormt naar mijn mening de kern van effectieve project- en resource planning. In mijn voorbeelden heb ik voornamelijk gefocust op de bijdrage aan de marge, maar dit hoeft natuurlijk niet de primaire focus voor jouw bedrijf te zijn. Elk bedrijf maakt hierin zijn eigen keuzes.