Meer bereiken in minder tijd, hoe doe je dat? Wanneer je iemand vraagt hoe het gaat, dan heb je vast wel eens als antwoord gekregen ‘druk’. Of wellicht ben jij zelf degene die dit regelmatig antwoord. Niks mis mee, maar het begint cliché te worden. Want iedereen heeft het tegenwoordig té druk. Zowel privé als zakelijk. Kijken we naar de betekenis van het woord ‘druk’ dan zien we bij encyclo.nl als eerste definitie ‘aan het werk’.
Tonny Crabbe, auteur van het boek ‘How to thrive in a World of too much’ omschrijft het als volgt: het alsmaar gejaagde, gespannen bezig zijn met verschillende dingen tegelijk waardoor we op den duur overbelast raken. Altijd actief zijn en voortdurend op je telefoon kijken en na de ene activiteit alweer bezig zijn met de volgende. Dagelijks gevlieg, dwang, minder focus en uitputting tot gevolg…
Druk, druk, druk
Wie het tegenwoordig niet druk heeft lijkt geen toegevoegde waarde te hebben in de maatschappij. Toch weten we allemaal dat te druk zijn geen goede impact heeft op onze gezondheid en productiviteit. Het leidt tot concentratieverlies en op lange termijn tot een burn-out. Wanneer je met veel verschillende dingen bezig bent, dan doe je dus eigenlijk maar alles een beetje, waardoor je achter de feiten aanloopt. Te druk is dus niet goed voor je als persoon en je business.
Hoe doe je meer in minder tijd?
De oplossing ligt dus voor de hand. Minder doen! Echter, blijkt dit voor veel mensen niet haalbaar, omdat er immers opdrachten liggen die gedaan moeten worden. Hoe doe je dan meer in minder tijd? Strakker plannen, prioriteiten stellen en vaker nee durven zeggen.
Tijd = prioriteit
Lijkt makkelijker gezegd dan gedaan, maar de oplossing hoeft dan ook niet moeilijk te zijn. Te druk zijn is een teken van gemakzucht. Huh? Klinkt raar, maar het is makkelijk om overal ja op te zeggen en alles maar aannemen, dan te beslissen wat je WEL en NIET doet. Het vergt meer discipline om minder te doen. Hoe je dit aanpakt, gaan we zo dieper op in.
Dagelijkse werkdruk
Onderzoek, van onderzoeksbureau Effectory, wijst uit dat ruim 30% dagelijks de werkdruk te hoog vindt. Voortdurende werkdruk heeft invloed op de efficiënte van de werkzaamheden en bij teams binnen bedrijven op het ziekteverzuim. Als de werkdruk toeneemt dan heeft dit negatieve gevolgen voor de efficiëntie en neemt het ziekteverzuim dus toe.
Gezondheidsrisico’s
Wat zijn de gezondheidsrisico’s? Een verhoogde kans op een burn-out, slaapproblemen, depressiviteit en toenemend alcohol gebruik. Dit zijn de meest voorkomende gezondheidsproblemen die voorkomen bij mensen die het alsmaar te druk hebben. We gaan nog een stapje verder.
Mensen die gemiddeld 2-3 uur overwerken op een werkdag van 8 uur hebben 60% meer kan op hart- en vaatziekten. Dit is gebleken uit een onderzoek van een hoogleraar epidemiologie aan de University of California, Los Angeles.
Regeltjes?
Mensen die lange werkdagen hebben en een hoge werkdruk, nemen de regeltjes niet zo nauw. Dat kan gevolgen hebben in verschillende branches. Kijk naar de gezondheidsindustrie: zorgverleners in ziekenhuizen die de handhygiëne soms voor lief nemen, maar als de werkdruk toeneemt, dan worden deze hygiëneregels nog sneller verwaarloosd. Aangezien veel branches veiligheidsvoorschriften hebben, kan een te hoge werkdruk dus overal een risico vormen.
6 tips om meer te bereiken in minder tijd
1. Bepaal wanneer je het productiefst bent
Ben je een ochtend- of avondmens en wanneer bereik je het meest? Als je weet wanneer je het beste presteert, dan verhoog je ook je productiviteit. Veel mensen zijn in de ochtend het meest productief, krijgen in de middag een kleine dip en herpakken zich daarna om nog even goed te presteren.
Wees daarom bewust van de fases waarin je het scherpst bent. Plan dan op die momenten de taken en werkzaamheden in die het meest van je vereisen. De ‘dipfase’ gebruik je dan om taken te doen die je ook op de automatische piloot kunt verrichten, zoals dagelijkse mails beantwoorden.
Denk aan voldoende rust: lange uren maken om alles af te krijgen, werkt meestal averechts. Los van een structureel slaaptekort en de gezondheidsrisico’s, vermindert het ook de productiviteit. Probeer minimaal 7-8 uur slaap te pakken en eventueel een powernap van 20 minuten in de middagdip. Zo laad je je snel weer op en verhoog je de productiviteit.
2. Timemanagement: wat is dat?
Actief sporten, maar ongezond eten zorgt nog niet voor een gezonde levensstijl. Dit geldt ook voor timemanagement. Tot in de puntjes op papier zetten waar je je tijd aan besteed en wanneer, maakt je niet productiever. Om meer te kunnen doen in minder tijd, is timemanagement niet de oplossing.
Is timemanagement dan helemaal niet belangrijk? Nou het belangrijkste is dat je je algehele werkdruk managet. Het probleem bij veel mensen is dat ze teveel hooi op de vork nemen en alle opdrachten maar aannemen. Wees kritisch naar hoeveel je kunt doen en hoeveel tijd een bepaalde opdracht kost. Kan je niet alle opdrachten managen binnen de beschikbare tijd? Stel dan prioriteiten en zeg tegen sommige opdrachtgevers gewoon ‘nee’.
3. Denk vooruit
Plan ruim in je agenda. Een belofte maken voor de lange termijn is veel makkelijker dan direct actie ondernemen. Als je deze week vol zit qua werkzaamheden, maar de volgende maand nog genoeg ruimte hebt, laat dan weten je er in die periode mee aan de slag gaat en hoelang het project duurt. Breng jezelf dus niet in de problemen door verkeerd in te schatten hoeveel projecten je in een bepaalde periode kunt doen. Toekomstige tijdsplanning is belangrijk. Denk vooruit!
4. Durf nee te zeggen
Al benoemd bij punt 2, maar zeker nog noemenswaardig: durf nee te zeggen. Nee zeggen voelt als je gesprekspartner of opdrachtgever teleurstellen, maar dit kun je subtiel brengen door bijvoorbeeld: Nee, ik zou je teleurstellen om deze opdracht/taak aan te nemen, om die en die reden…
Zo blijf je dicht bij jezelf en laat je merken dat je nu niet in de positie- of de juiste persoon bent om de taak te doen. Eventueel kan je nog iemand uit je netwerk aanbevelen die van kracht kan zijn. Zo denk je ook nog eens in oplossingen en niet in problemen.
De kunst is om discussie te voorkomen, dus als je zegt ‘Nee, het komt nu even niet goed uit’, dan betekent dit dat je het wel kunt doen, maar dat er weerstand is van een externe factor, namelijk tijd. Dus wil de andere persoon graag weten wanneer je wel kunt. Nadelig gevolg: uiteindelijk neem je de taak op je waar je eigenlijk geen zin in hebt of waar je niet de juiste persoon voor bent. Zeg je echter ‘Nee ik doe het niet’ dan toon je veerkracht en is er veel ruimte tot discussie.
5. Voorkom afleiding
Afleiding, een bedreiging voor je productiviteit. In de tijd dat je werkt aan een verslag, beginnen gedachtes af te dwalen. Komt er een banner voorbij die je aandacht trekt of denk je aan de aflevering van de serie die je aan het kijken bent? Dit heeft invloed op je focus en dit soort zaken maken je niet productiever. Werk je aan een belangrijke opdracht? Zorg dan dat je je niet laat afleiden. Zet je telefoon op stil, tv- en radio uit, etc. Op kantoor kan je een niet-storen bordje aan de deur hangen. Doe dit consequent en je zult merken dat je uiteindelijk tijd overhoudt en dus meer bereikt in minder tijd.
6. Pas gewoontes aan
Meer doen in minder tijd? Een belangrijke punt is focus. Verbeter je dit, dan ga je op alle vlakken beter presteren. Meer doen in minder tijd heeft niks te maken met tijd managen, maar van aandacht managen. Om dit te realiseren zal je gewoontes moeten aanpassen. Je eigen gewoontes wel te verstaan.
Je kunt een afspraak maken met een personal organizer die je helpt met het organiseren van jouw leven, zowel in huis als zakelijk.
Veel mensen hebben de neiging om de eenvoudigste taken als eerste te doen. Meestal zijn dit niet de belangrijkste zaken en waarschijnlijk kun je een aantal van deze taken ook automatiseren of uitbesteden. Dingen zoals telefoontjes en mails beantwoorden vallen hieronder. Pas gewoontjes aan. Maak een lijst met meest belangrijke- en minst belangrijke zaken en werk deze van boven naar beneden af.
Tot slot: ambitie
Meer gevoelsmatig, maar niet onbelangrijk: gevoel, oftewel laten zien hoe druk je bent straalt ambitie uit. Vergeet dit! Het is niet belangrijk om naar de buitenwereld te laten zien dat je druk bezig bent. Want haal je voldoening uit deze werkdruk? Waarschijnlijk niet.
Fast success builds ego, slow success builds character.
Leer hier mee om te gaan. Druk bezig zijn hoeft zeker niet te betekenen dat je productief bezig bent. Ontspannen winnen is zeker mogelijk, zonder dat je moet bewijzen dat je ‘druk’ bent. Geniet van je prestaties en beloon jezelf daarvoor. Dit maakt je niet alleen productiever, maar het is ook nog eens beter voor de gezondheid.
Heb jij nog tips om meer te bereiken in minder tijd? Laat het weten in de reacties!